Wofür Sie Umfragen verwenden
Mit einer Umfrage holen Sie zu einer klaren Frage Rückmeldungen aus Ihrem Verein ein. Eine Umfrage enthält in dieser Version genau eine Frage: Der sichtbare Titel ist zugleich die Frage, die den Teilnehmenden angezeigt wird. Zur Auswahl stehen Einfachauswahl, Mehrfachauswahl, Ja oder Nein, Freitext und Terminverfügbarkeit.
Die Einstellung Nur Gesamtzahlen (ohne Namen) blendet Namen in der Auswertung aus. Sie macht aus der Umfrage jedoch keine anonyme oder geheime Wahl. Verwenden Sie diese Einstellung deshalb nicht als Ersatz für eine geheime Vereins- oder Vorstandswahl.
Voraussetzungen und Rechte
Umfragen sind standardmäßig verfügbar. Ein Vereinsadministrator kann das Modul in den Personen-Einstellungen mit Umfragen aktivieren für den Verein ein- oder ausschalten. Ist es ausgeschaltet, stehen weder die Verwaltung noch die Mitgliederansicht oder die Umfragen-Kachel zur Verfügung.
Für die einzelnen Arbeitsschritte gelten getrennte Rechte:
- Umfragen ansehen öffnet die Verwaltungsübersicht.
- Umfragen erstellen erlaubt neue Entwürfe.
- Umfragen bearbeiten erlaubt die Bearbeitung und das Versenden von Erinnerungen.
- Umfragen veröffentlichen öffnet einen fertigen Entwurf zur Abstimmung.
- Umfrageergebnisse ansehen gibt die Auswertung in der Verwaltung frei.
- Umfragen schließen beendet eine offene Abstimmung unwiderruflich.
- Termine aus Umfragen erstellen erlaubt bei einer Terminabstimmung die Übernahme eines Vorschlags.
- Umfragen löschen erlaubt das Löschen von Entwürfen und dauerhaft geschlossenen Umfragen.
Wie Sie Rechte einer Rolle zuordnen, erfahren Sie unter Rollen und Berechtigungen.
Umfragen in der Verwaltung finden
Öffnen Sie in der Verwaltung Umfragen. Der Tab Aktiv ist vorausgewählt und enthält sowohl Entwürfe als auch offene Umfragen. Ein Klick auf eine Zeile öffnet direkt den Umfrageeditor.
Über die Suche finden Sie eine Umfrage anhand ihres Titels.
Unter Filter können Sie zusätzlich eine Umfrageart auswählen. Dort werden die fünf Antwortmodi einzeln angeboten, damit Sie zum Beispiel nur Terminverfügbarkeit oder nur Ja oder Nein sehen.
Dauerhaft beendete Umfragen liegen im Tab Geschlossen. Auch dort öffnet ein Klick auf die Zeile den Editor mit der erhaltenen Auswertung.
Einen Entwurf anlegen
Wählen Sie Umfrage anlegen. Im Dialog entscheiden Sie zuerst, wie geantwortet werden soll.
- Einfachauswahl erlaubt genau eine Antwort aus Ihren Optionen.
- Mehrfachauswahl erlaubt eine oder mehrere Antworten aus Ihren Optionen.
- Ja oder Nein verwendet die fest vorgegebenen Antworten Ja und Nein.
- Freitext erlaubt eine freie Antwort mit bis zu 2.000 Zeichen.
- Terminverfügbarkeit lässt mehrere Terminvorschläge mit Ja, Vielleicht oder Nein bewerten.
Wählen Sie die passende Kachel. Danach erfassen Sie die Basisdaten:
- Titel ist die Frage, die später sichtbar beantwortet wird.
- Beschreibung ergänzt bei Bedarf Hintergrund oder eine kurze Erklärung.
- Frist (optional) legt fest, bis wann Antworten möglich sind.
- Im Teilnehmerkreis können Sie bereits einzelne Personen und ganze Teams auswählen.
Mit Entwurf anlegen wird die Umfrage gespeichert und direkt im Editor geöffnet. Die gewählte Umfrageart lässt sich dort nicht mehr umstellen. Haben Sie versehentlich die falsche Art gewählt, löschen Sie den Entwurf und legen Sie einen neuen an.
Ein unvollständiger Entwurf bleibt speicherbar. Solange zum Beispiel noch nicht genügend Antwortoptionen vorhanden sind, zeigt der Editor einen Hinweis und Veröffentlichen bleibt deaktiviert.
Fragen und Antwortmöglichkeiten einrichten
Der Tab Fragen zeigt den festgelegten Antwortmodus. Bei Einfachauswahl und Mehrfachauswahl ergänzen Sie mindestens zwei Optionen. Mit Option hinzufügen legen Sie weitere an; die Pfeile ändern die Reihenfolge und das Schließen-Symbol entfernt eine Option. Leere neue Zeilen dürfen zunächst bestehen bleiben. Sobald Sie eine Option ausfüllen oder ändern, speichert der Editor die gültigen Angaben automatisch.
Bei Ja oder Nein sind die beiden Systemoptionen fest vorgegeben. Eine Freitext-Umfrage besitzt keine Optionen. Für Terminverfügbarkeit gelten zusätzliche Datums- und Zeitangaben; diese sind unter Termine mit einer Umfrage finden ausführlich erklärt.
Teilnehmerkreis festlegen
Im Tab Teilnehmerkreis wählen Sie direkte Personen und Teams. Eine Person, die direkt und über ein Team ausgewählt wurde, wird nur einmal berücksichtigt. Teamzugehörigkeiten bleiben während des Entwurfs dynamisch: Erst beim Veröffentlichen wird aus den dann aktuellen Mitgliedern ein fester Teilnehmerkreis.
Berücksichtigt werden auswählbare, aktuelle Personen mit einem verknüpften Benutzerkonto. Mindestens eine abstimmungsberechtigte Person ist für die Veröffentlichung erforderlich. Kann eine Auswahl wegen einer fehlerhaften Kontoverknüpfung nicht übernommen werden, bleibt die Umfrage im Entwurf und zeigt einen Reparaturhinweis.
Einstellungen vor der Veröffentlichung
Im Tab Einstellungen bearbeiten Sie Titel, Beschreibung, Frist und Interne Notiz. Die interne Notiz ist nur in der Verwaltung sichtbar und wird weder Teilnehmenden noch Benachrichtigungen angezeigt. Änderungen an einem Entwurf werden automatisch gespeichert.
Dort bestimmen Sie außerdem das Verhalten der Auswertung:
- Ergebnissichtbarkeit: Nie hält die Gesamtauswertung für Teilnehmende zurück.
- Ergebnissichtbarkeit: Nach Abschluss zeigt sie erst nach dem Ende der Abstimmung.
- Ergebnissichtbarkeit: Während der Umfrage zeigt sie bereits während der offenen Phase.
- Namenssichtbarkeit: Nur Gesamtzahlen (ohne Namen) zeigt die Auswertung aggregiert.
- Namenssichtbarkeit: Mit Namen kann Antworten den angezeigten Personen zuordnen, sobald die Auswertung freigegeben ist.
- Abgabe darf während der offenen Phase zurückgezogen werden steuert, ob Teilnehmende eine bereits gespeicherte Antwort vollständig zurücknehmen können.
Standardmäßig werden Ergebnisse nach Abschluss als Nur Gesamtzahlen (ohne Namen) angezeigt und Antworten dürfen während der offenen Phase zurückgezogen werden. Die Darstellung ohne Namen ist eine Sichtbarkeitseinstellung, keine Zusage technischer Anonymität.
Veröffentlichen und einladen
Sobald Frage, Antwortmöglichkeiten und Teilnehmerkreis vollständig sind, wählen Sie Veröffentlichen. Membergy prüft den Entwurf, schreibt den aktuellen Teilnehmerkreis fest und öffnet die Abstimmung. Die eingeladenen Personen werden automatisch benachrichtigt; eine Veröffentlichung ohne Einladung gibt es nicht. Ob eine Person E-Mail, Push oder beide Kanäle nutzt, entscheidet sie für jeden Verein in ihren Benachrichtigungseinstellungen.
Nach der Veröffentlichung sind Antwortmodus, Antwortmöglichkeiten, Ergebnis- und Namenssichtbarkeit sowie die Rückzugseinstellung festgeschrieben. Spätere Änderungen an einem ausgewählten Team verändern den Teilnehmerkreis dieser Umfrage nicht automatisch.
Im Tab Einstellungen können Berechtigte weiterhin Titel und Beschreibung bearbeiten. Eine fehlende Frist darf erstmals auf einen zukünftigen Zeitpunkt gesetzt und eine vorhandene Frist verlängert werden. Sie darf nach der Veröffentlichung weder entfernt noch verkürzt werden.
Vergessene Teilnehmende ergänzen
Solange die Umfrage offen und ihre Frist noch nicht erreicht ist, können Sie im Tab Teilnehmerkreis weitere Personen oder Teams auswählen. Das Schließen-Symbol am Picker klappt die Auswahlliste wieder zu.
Wählen Sie anschließend Teilnehmer hinzufügen. Neue Personen werden an den bestehenden Teilnehmerkreis angehängt und automatisch eingeladen. Bereits Teilnehmende und vorhandene Antworten bleiben unverändert; Personen können aus einer veröffentlichten Umfrage nicht wieder entfernt werden.
Ein erneut ausgewähltes Team wird mit seinem aktuellen Stand aufgelöst. Dadurch können neu zum Team gekommene Mitglieder ergänzt werden, ohne bestehende Einträge zu verdoppeln.
An offene Antworten erinnern
Mit Jetzt erinnern im Kopf des Editors benachrichtigen Sie alle noch unbeantworteten, weiterhin gültigen Teilnehmenden.
Bereits beantwortete oder nicht mehr verfügbare Personen erhalten keine Erinnerung. Für dieselbe Umfrage gilt anschließend eine Sperrfrist von 24 Stunden. Gibt es niemanden zu erinnern, wird keine Nachricht versendet. Auch bei Erinnerungen gelten die persönlichen E-Mail- und Push-Einstellungen der Empfänger.
Eine Umfrage schließen
Wählen Sie Umfrage schließen im Kopf des Editors und bestätigen Sie den Dialog.
Eine geschlossene Umfrage kann nicht wieder geöffnet werden. Ab diesem Zeitpunkt sind keine neuen Antworten, Änderungen oder Rückzüge mehr möglich. Eine erreichte Frist beendet die Abstimmung ebenfalls. Die vorhandenen Antworten und die Auswertung bleiben erhalten; bei Nach Abschluss werden die Ergebnisse jetzt für Teilnehmende sichtbar.
Entwürfe und geschlossene Umfragen löschen
Der Gefahrenbereich erscheint ausschließlich im letzten Tab Einstellungen.
Mit Entwurf löschen entfernen Sie einen unveröffentlichten Entwurf. Eine offene Umfrage muss zuerst geschlossen werden. Danach steht Umfrage endgültig löschen zur Verfügung. Beide Aktionen verlangen zur Bestätigung den vollständigen Umfragetitel einschließlich Groß-/Kleinschreibung und löschen die Umfrage unwiderruflich.
Beim endgültigen Löschen verschwinden Teilnehmerkreis, Antwortmöglichkeiten, Antworten und Versandhistorie. Ein bereits aus einer Terminabstimmung erstellter normaler Termin bleibt bestehen.
Häufige Fragen und Sonderfälle
- Veröffentlichen ist deaktiviert. Prüfen Sie den Hinweis im Tab Fragen. Bei einer Auswahl- oder Terminabstimmung fehlen meist noch zwei vollständige Optionen beziehungsweise Vorschläge.
- Die Veröffentlichung schlägt fehl. Prüfen Sie, ob der Teilnehmerkreis mindestens eine abstimmungsberechtigte Person enthält und ob alle Kontoverknüpfungen gültig sind.
- Eine ausgewählte Person wird nicht eingeladen. Prüfen Sie, ob sie aktuell, nicht gelöscht und mit einem Benutzerkonto im Verein verknüpft ist.
- Ein neues Teammitglied sieht die Umfrage nicht. Teamänderungen wirken nach der Veröffentlichung nicht automatisch. Fügen Sie das Team bei der offenen Umfrage erneut hinzu.
- Nach „Jetzt erinnern“ wurde niemand benachrichtigt. Für diese Umfrage wartet aktuell niemand auf eine Antwort oder innerhalb der letzten 24 Stunden wurde bereits erinnert.
- Eine Einstellung lässt sich nicht mehr bearbeiten. Inhalt und Verhalten der Abstimmung werden beim Veröffentlichen festgeschrieben, damit spätere Änderungen das Ergebnis nicht verfälschen.